Kontrola výkonu spisové služby na MENDELU probíhá ve spolupráci Univerzitního archivu a interního auditora a zaměřuje se na ukládání listiných dokumentů na jednotllivých pracovištích na univerzitě.
Předmětem kontroly je především ověřit, zda:
- jsou na pracovišti (útvaru, součásti) k dispozici dokumenty, které tam mají být uloženy podle záznamu
v systému elektronické spisové služby
- jsou vyřízené dokumenty a uzavřené spisy pravidelně ukládány do spisovny anebo příruční registratury
do zabezpečené místnosti anebo uzamykatelné skříně (jak stanoví SR 5/20, článek 20, bod 1 a vyhláška
259/2012, §19, bod 1) a zda jsou dokumenty odpovídajícím způsobem chráněny;
- spisy nejsou tvořeny kopiemi. Ty jsou přípustné, jen pokud tvoří důležitou součást spisu a nelze opatřit originál (SR 5/20, článek
20, bod 4);
- šanony obsahují příslušné popisky, zejm. spisové a skartační znaky, roky vzniku dokumentů, rok zařazení
pro výběr archiválií ve skartačním řízení (SR 5/20, článek 20, bod 5; vyhláška 259/2012, §19, bod 2);
- jsou na pracovištích vedeny evidenční knihy nebo předávací protokoly nahrazující evidenční knihu (SR 5/20, článek 20, bod 6 a 7; vyhláška 259/2012, §19, bod 3);
- jsou dokumenty pravidelně předkládány k výběru archiválií ve skartačním řízení (SR 5/20, článek 20, bod 9; vyhláška 259/2012, §20).
Nejčastěji zjíštěné nedostatky:
- nevyhotovení stejnopisu u odesílaných dokumentů
- chybějící razítka + podpisy na dokumentech
- dokumenty se nenacházejí na pracovišti, kde by podle záznamu v ESSL měly být
- nepopisování šanonů/složek/spisů skartačními a spisovými znaky a dalšími náležitostmi
- nevedení evidenčních knih
- neprovádění pravidelného skartačního řízení
Přehled základních pravidel pro ukládání dokumentů a nejčastější chyby jsou přehledně uvedeny v následujícím dokumentu: ZÁKLÁDNÍ PRAVIDLA PRO UKLÁDÁNÍ DOKUMENTŮ