Z dokumentů se stávají archiválie v procesu skartačního řízení nebo mimo skartačního řízení, případně akvizicí, přičemž nutnou podmínkou je jejich zaevidování v evidenci Národního archivního dědictví (NAD).
Archiválie převzaté z jednotlivé součásti univerzity se soustřeďují do samostatných archivních fondů a sbírek (souhrnně archivních souborů), které jsou základními evidenčními jednotkami univerzitního archivu.
Univerzitní archiv tvoří fondy úřední povahy (fakulty, celouniverzitní a rektorátní pracoviště, účelová zařízení, katedry/ústavy s celoškolskou působností a školní statky), fondy spolků, nadací, vědeckých společností a společenských, odborových a mládežnických organizací i národopisného souboru školy. Jeho součástí jsou i osobní fondy významných osobností univerzity. Obsah archivu je doplněn také o sbírky soudobé dokumentace (výroční a pamětní publikace, studentské časopisy, fotografie, diplomy a vyznamenání, plakety a medaile). Badatelsky jsou frekventované především sbírky vysokoškolských prací (diplomové a bakalářské, disertační, habilitační práce a závěrečné výzkumné zprávy).
Nejstarší archiválie z období před založením univerzity v roce 1919 jsou uloženy v osobních fondech profesorů (Augustin Bayer, František Chmelař, Oktavianus Farský, Josef Konšel), v dokumentech některých ústavů fakult a ve sbírkách (např. album fotografií výstavby budovy školy z období 1. světové války).
Archivní soubory se zpracovávají do archivních pomůcek podle Základních pravidel pro zpracování archiválií, vydaných odborem archivní správy a spisové služby Ministerstva vnitra ČR.
Archivní pomůcky jsou informačním systémem archivu, který slouží k evidenci a orientaci v obsahu a rozsahu archivních souborů.
Jednotlivé tituly diplomových a bakalářských, dizertačních a habilitačních prací a závěrečných výzkumných zpráv jsou rovněž evidovány v souborném katalogu ústřední knihovny a přístupné z: katalog.mendelu.cz
Údaje o všech archivních fondech a sbírkách na území ČR jsou dostupné na webových stránkách ministerstva vnitra (Archivní fondy a sbírky).
Související dokumenty
Potřebuji potvrzení o studiu nebo duplikát