Z dokumentů se stávají archiválie v procesu skartačního řízení nebo mimo skartačního řízení, případně akvizicí, přičemž nutnou podmínkou je jejich zaevidování v evidenci Národního archivního dědictví (NAD).

Archiválie převzaté z  jednotlivé součásti univerzity se soustřeďují do samostatných archivních fondů a sbírek (souhrnně archivních souborů), které jsou základními evidenčními jednotkami univerzitního archivu.

Univerzitní archiv tvoří fondy úřední povahy (fakulty, celouniverzitní a rektorátní pracoviště, účelová zařízení), osobní fondy (osobnosti univerzity), fondy spolků, společností a společenských organizací a sbírky.

Archivní soubory se zpracovávají do archivních pomůcek podle Základních pravidel pro zpracování archiválií, vydaných odborem archivní správy a spisové služby Ministerstva vnitra ČR.

Archivní pomůcky jsou informačním systémem archivu, který slouží k evidenci a orientaci v obsahu a rozsahu archivních souborů.

Jednotlivé tituly diplomových a bakalářských, dizertačních a habilitačních prací a závěrečných výzkumných zpráv jsou rovněž evidovány v souborném katalogu ústřední knihovny a přístupné z: katalog.mendelu.cz

Údaje o všech archivních fondech a sbírkách na území ČR jsou dostupné na webových stránkách ministerstva vnitra (Archivní fondy a sbírky).

Související dokumenty

Seznam archivních fondů a sbírek univerzitního archivu