Z dokumentů se stávají archiválie v procesu skartačního řízení nebo mimo skartačního řízení, případně akvizicí, přičemž nutnou podmínkou je jejich zaevidování v evidenci Národního archivního dědictví (NAD).
Archiválie převzaté z jednotlivé součásti univerzity se soustřeďují do samostatných archivních fondů a sbírek (souhrnně archivních souborů), které jsou základními evidenčními jednotkami univerzitního archivu.
Univerzitní archiv tvoří zejména:
-
fondy organizačních součástí – dokumenty fakult, rektorátu, celouniverzitních a účelových zařízení, kateder a ústavů s celoškolskou působností, školních statků,
-
fondy spolků, nadací, vědeckých společností a společenských, odborových či mládežnických organizací,
-
osobní fondy významných osobností univerzity,
-
sbírky soudobé dokumentace, např. fotografie, závěrečné práce, výzkumné zprávy či medaile.
Nejstarší archiválie z období před založením univerzity v roce 1919 jsou uloženy v osobních fondech profesorů (Augustin Bayer, František Chmelař, Oktavianus Farský, Josef Konšel), v dokumentech některých ústavů fakult a ve sbírkách (např. album fotografií výstavby budovy školy z období 1. světové války).
Archivní soubory jsou zpracovávány do archivních pomůcek podle Základních pravidel pro zpracování archiválií, vydaných odborným odborem archivní správy a spisové služby Ministerstva vnitra ČR. Zpracování probíhá v systému pro pořádání archiválií ELZA. Archivní pomůcky jsou informačním systémem archivu, který slouží k evidenci a orientaci v obsahu a rozsahu archivních souborů.
Jednotlivé tituly diplomových a bakalářských, dizertačních a habilitačních prací a závěrečných výzkumných zpráv jsou rovněž evidovány v souborném katalogu ústřední knihovny a přístupné z: katalog.mendelu.cz
Údaje o všech archivních fondech a sbírkách na území ČR jsou dostupné na Národním archivním portálu.
Související dokumenty
Potřebuji potvrzení o studiu nebo duplikát